Some of you may be wondering about registering for Phoenix 2013. Here is some information that will help you prepare for the on-line process, which will begin on Tuesday January 8.

First, download a registration form from the website, so that you willhave all the information you need before going on-line to register. If you are registering for someone else, ask them to fill out a paper form so that you can enter their information correctly. However, if after you have registered you need to make changes, don’t panic! You will be able to log back in and do so.

The link to the registration form will be available on the Mennonite Church USA Phoenix 2013 website beginning Tuesday, January 8 at 10:00 a.m. EST. If you have done this before, you will immediately notice that we are using a new registration program, RegOnline.  Even though it’s a different registration program, the basic information needed is the same.  On the first page you will be asked to enter and verify your e-mail address and then choose one of these registration “tracks”:  Adult/Delegate; Junior Youth/Junior Youth Sponsor; Youth and Youth Sponsor; or Children.  Junior youth and youth contact sponsors should register BEFORE entering other members of the group.

The on-line registration form is divided into five basic sections:

Personal Information.

Please enter all personal information accurately.  If you want your name spelled correctly, please enter it as you want it to appear. This is especially true for the name badge; it will print your name on the badge exactly as you have entered it.

As you enter personal information, please make sure all the information is correct.  Staff planning the children’s program especially need accurate information as they assign children to specific age and grade level groupings. Please don’t guess-timate birth dates or grade levels! Providing correct information may save you frustration and time when you arrive at convention  – some parents have had to change their child to a different program when they arrive. The more accurate your registration information is, the less likely you will need to stand in a long line during the registration process upon your arrival. (Don’t get sent to the problem desk!)

Registration, Meals and Other

This section includes options to register for meal plans and other special events and activities at convention. A few quick tips: Be sure to peruse the list of special events and activities prior to registering. There will be opportunities to take a trip to the Arizona-Mexico border with Borderlinks; to join a traveling choir; to participate in servant projects throughout the city and to spend an evening at the Wet N’ Wild water park. You will have to register for each of these special events separately, so be sure that you know how your group wants to participate.

And a few quick tips for meals: My best advice is to double check everything you enter.  If you are purchasing meals, be sure to indicate if you are a vegan; or if because of health reasons you require gluten free or are lactose intolerant.  No matter how much we would like to do so, we can’t make those changes on-site.  Remember: if you did forget to mark this initially, you can log back in and make that change as long as you do so by June 1.

 Scholarship Fund.  Please consider giving a tithe to help others attend convention. You and your congregation are invited to help raise funds for delegates, adults and youth of all ages who may not be able to attend Phoenix 2013 without additional financial assistance. If you value the convention experience and are an individual or congregation that has a larger financial base to pull from, we invite you to donate to help other participants. We want anyone who wants to come to be able to attend convention!

Checkout and Payment.  This is the page where you enter your credit card information and make a payment of at least $199 per person.  Advice that will save you time and frustration:mark “pay by check” option after one or more registrations have been entered  (you can choose if you want to do this after each registrant or whether you wait until you’ve entered more). This will confirm and save your registration. Then you can enter the next registrant.  After you’ve entered everyone, you will still be able to pay by credit card. I know this sounds like a pain, but believe me it’s a better choice than entering a whole youth group and then getting interrupted before making a payment. Without this option, if your registration hasn’t been paid and confirmed before the interruption and you have lost the internet connection, you will have to re-enter everything.

This does mean that you will need to “change your registration” after each person(s).  You will be able to choose the option of “add another registrant,” re-enter your password and continue.

Also, please make sure your account is paid in full before June 1. This will make your registration process go much easier when you arrive in Phoenix.

Confirmation.

Beware:  the registration form has not been saved until your registration is confirmed.  After you have been confirmed, you can print out your receipt,a list of everything you and every individual registered for, and more.

Lodging.  We know that many of you are worried about getting your hotel reservation made. There is no need to be uptight. The hotels are all equally nice and they are all within easy walking distance of the convention center (3 blocks or less!). And, we have plenty of rooms at all three.  Please make sure your arrival and departure dates are accurate when you make your reservations. It will save you and the housing bureau time and frustration. There is no need to make your reservations in a rush.

You have until May 31, 2013 to make your hotel reservations at the convention rates. Prior to June 1, lodging reservations must be made through the Housing Bureau.  Beginning June 1, you will need to contact the hotel directly to reserve rooms.

For more detailed information on each hotel and to access their websites, visit: http://www.mennoniteusa.org/registration/lodging-options/.

Another word of advice: You can always call for assistance (at reasonable hours, of course).  My phone number is 574-523-3048 or you can e-mail me at carole@mennoniteusa.org. I will try to answer your questions and if I don’t know the answer, I can find out and let you know as soon as possible. We don’t want the registration process to be frustrating, but rather a process that goes smoothly and quickly.

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Algunos se estarán preguntando acerca de la inscripción para Phoenix 2013. Aquí está algo de la información que le ayudará a prepararse para el proceso en línea, el cual empieza a partir del 8 de enero.

Primero, baje el formulario de inscripción de la página web, así tendrá toda la información que necesita antes de inscribirse en línea. Si está inscribiendo a otro, pídales que llenen el formulario en papel para que usted pueda entrar correctamente la información. Sin embargo, si necesita hacer cambios después de la inscripción, no se asuste, usted podrá volver de nuevo y hacerlos.

El enlace para la inscripción estará disponible en la página web de la Iglesia Menonita de EE. UU., Phoenix 2013 a partir del martes 8 de enero, a las 10 a.m. EST. Si ya ha hecho esto antes, de inmediato notará que estamos usando ‘RegOnline’, un nuevo programa de inscripción. Aunque este es un programa de inscripción diferente, la información básica necesaria es la misma.

En la primera página se le pedirá que entre y verifique su correo electrónico y después escoja uno de estos “cursos”: Adulto/Delegado; Juvenil menor /Responsable de Juvenil menor; Juvenil y Responsable de juvenil; o Niños. Los responsables de contacto de los juveniles menores y juveniles deben inscribirse ANTES de inscribir a otros miembros del grupo.

La inscripción en línea está dividida en cinco secciones básicas:

Información personal

Por favor, llene toda la información personal con exactitud. Si desea que su nombre tenga la ortografía correcta, por favor llene la información como desea que aparezca. Esto es importante para el nombre de la tarjeta de identificación, la cual tendrá impreso su nombre exacto como usted lo haya informado.

A medida que llena su información personal, asegúrese que toda la información sea correcta. Los empleados que están planeando el programa infantil necesitan información correcta, especialmente al asignar los niños(as) a los grupos específicos por edades y grados. Por favor, ¡no adivine la fechas de nacimiento o grados! Proporcionar la información correcta puede ahorrarle frustración y tiempo al llegar a la convención.

Algunos padres al llegar han tenido que cambiar a sus niños(as) a programas distintos. Entre más exacta sea su información al inscribirse es menos probable que tenga que pararse en una larga fila durante el proceso de inscripción a su llegada. (¡No haga que lo manden a la mesa de problemas!).

Inscripción, comidas y otros

Esta inscripción incluye opciones de inscripción para planes de comidas y otros eventos y actividades especiales en la convención. Una guía rápida: Antes de inscribirse, cerciórese de mirar con detenimiento la lista de eventos especiales y actividades. Habrá oportunidades de hacer un viaje a la frontera de Arizona-México con Borderlinks; únase al coro de viaje, participe en los proyectos de servicio en la ciudad y pase una tarde en el parque acuático Wet ‘n’ Wild. Usted tendrá que inscribirse para cada uno de estos eventos especiales por separado, por lo tanto asegúrese de saber como desea participar su grupo.

Una guía rápida de las comidas: Mi mejor consejo es que verifique dos veces toda información que llene. Si está comprando comidas, cerciorese de indicar si es vegano, o si por razones de salud requiere de alimentos sin gluten o es intolerante a la lactosa. Nos gustaría mucho hacerlo pero no podemos hacer cambios en el lugar. Recuerde: si olvidó marcar esto inicialmente, usted puede volver a entrar en la página o hacer cambios siempre y cuando los haga antes del 1º de junio.

Fondo de becas. Por favor, considere dar un diezmo para ayudar a otros a asistir a la convención. Invitamos a usted y su congregación a ayudar a recaudar fondos para delegados, adultos y jóvenes de todas las edades quienes no podrán asistir a Phoenix sin asistencia económica adicional. Si usted valora la experiencia de la convención y es un individuo o una congregación que tiene una base económica más amplia, lo invitamos a que done para ayudar a otros participantes. Deseamos que todo aquel que quiera venir a la convención, ¡pueda hacerlo!

Salida y pago. Esta es la página donde usted llena su información de tarjeta de crédito y hace un pago de por lo menos $199 por persona. Un consejo que le ahorrará tiempo y frustración: marque la opción “pago por cheque” después de haber llenado una o más inscripciones (puede escoger hacerlo después de cada inscrito o puede esperar hasta que haya llenado más). Esto confirmará y guardará su inscripción.

Después puede llenar al inscrito siguiente. Cuando haya llenado todos, aún podrá pagar con tarjeta de crédito. Se que suena pesado pero creáme, es una selección mejor que inscribir a todo el grupo juvenil y ser interrumpido antes de hacer el pago. Sin esta opción, si su inscripción no ha sido pagada y confirmada antes de la interrupción y ha perdido su conexión de internet, usted tendrá que volver a llenar todo.

Esto significa que usted tiene que “cambiar su inscripción” después de cada persona(s). Usted podrá escoger la opción de “añada otro inscrito”, volver a llenar su contraseña y continuar.

Además, cerciórese que su cuenta esté pagada por completo antes del 1º de junio. Esto hará que el proceso de inscripción sea mucho más fácil cuando llegue a Phoenix.

Confirmación

Tenga cuidado: El formulario de inscripción no se ha guardado hasta que su inscripción sea confirmada. Después de la confirmación, puede imprimir su recibo, una lista para usted y cada uno de los individuos inscritos y más.

Alojamiento. Sabemos que muchos de ustedes están preocupados de obtener su reservación de hotel. No hay necesidad de estar tenso. Los hoteles son igualmente agradables y todos están dentro de distancia caminable del centro de convenciones (¡tres bloques o menos!). Y tenemos suficientes habitaciones en los tres. Por favor, al hacer sus reservaciones, cerciórese que sus fechas de llegada y salida son correctas. Esto le ahorrará a usted y a la oficina de alojamiento, tiempo y frustración. No hay por qué hacer sus reservaciones con prisa.

Usted tiene hasta el 31 de mayo del 2013 para hacer sus reservaciones hoteleras con precios de la convención. Antes del 1º de junio las reservaciones de alojamiento deben hacerse por medio de la Oficina de alojamiento. Después del 1º de junio tiene que contactar directamente al hotel para reservar las habitaciones.

Para información más detallada sobre cada hotel y tener acceso a sus páginas web, visite:
www.mennoniteusa.org/registration/lodging-options/.

Otro consejo: Usted siempre puede llamar para pedir ayuda (claro que a horas razonables). Mi número de teléfono es 574-523-3048 o puede escribirme a carole@mennoniteusa.org. Trataré de responder a sus preguntas y si no tengo la respuesta, la buscaré y le dejaré saber cuanto antes. No deseamos que el el proceso de inscripción sea frustrante sino que más bien sea rápido y fluido.

Traducción: Zulma Prieto, Jimmer Prieto